Die acib GmbH bekennt sich zu einer Unternehmenskultur der Integrität, Transparenz und Gesetzmäßigkeit. Zur Einhaltung höchster ethischer Standards und zur Aufdeckung potenzieller Rechtsverstöße haben wir gemäß dem HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) ein internes Meldesystem eingerichtet. Dieses Hinweisgebersystem dient dazu, rechtlich relevante Verstöße und schwerwiegende Missstände frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Es steht allen Mitarbeiter*innen, Bewerber*innen, Praktikant*innen, ehemaligen Mitarbeiter*innen sowie externen Partnern von acib zur Verfügung.
Wenn Sie vermuten, dass Gesetze oder wichtige Regeln verletzt werden, können Sie dies über unsere Hinweisgeber-Plattform vertraulich melden.
Darüber hinaus haben wir für Missstände und Probleme, die nicht unter das HSchG fallen, zusätzliche Meldesysteme und Ansprechstellen eingerichtet.
Wer kann eine Meldung abgeben?
Der Schutzbereich des HSchG erstreckt sich auf Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit für oder mit acib Informationen über Verstöße erlangt haben. Dazu zählen insbesondere:
- Aktuelle Mitarbeiter*innen
- Ehemalige Mitarbeiter*innen
- Bewerber*innen und Praktikant*innen
- Studierende in Kooperation mit acib
- Externe Partner, Auftragnehmer*innen und Dienstleister*innen
- Forschungspartner*innen und akademische Kooperationspartner*innen
Meldekanäle
Um eine lückenlose und gesetzeskonforme Meldung zu gewährleisten, bieten wir verschiedene Kanäle an:
- Digitale Meldung (Schriftlich & Voice-Nachricht): Hinweise können sicher, verschlüsselt und auf Wunsch vollständig anonym über unsere Integrity Line Plattform abgegeben werden. Diese Plattform ermöglicht sowohl schriftliche Eingaben als auch die Übermittlung von Sprachnachrichten.
- Mündliche Meldung: Eine mündliche Meldung ist über das oben genannte Portal (Sprachnachrichten-Funktion) oder nach Terminvereinbarung möglich.
- Persönliches Treffen: Auf Ersuchen des Hinweisgebers ist innerhalb eines angemessenen Zeitraums eine physische oder virtuelle Zusammenkunft mit einer zuständigen Vertrauensperson unseres Compliance-Boards zu ermöglichen.
Sie haben nach dem Hinweisgeber*innenschutzgesetz (HSchG) auch das Recht, Informationen über Verstöße an externe Stellen (z. B. das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung – BAK) zu melden. Wir ermutigen Sie jedoch, primär unser internes Meldesystem zu nutzen, damit wir Missstände schnell und direkt beheben können.
Was kann gemeldet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz definiert Bereiche, für die eine Meldung in Frage kommt. Diese sind:
- Öffentliches Auftragswesen
- Finanzdienstleistungen, Verhinderung von Geldwäsche und Korruption
- Produktsicherheit und Umweltschutz
- Öffentliche Gesundheit
- Datenschutz und Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
- Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union
- Verstöße gegen Produktsicherheit und -konformität
- bestimmte strafrechtliche Tatbestände nach §§ 302 – 309 StGB (z.B. Korruption, Untreue)
Wichtiger Hinweis: Allgemeine Beschwerden, Anregungen oder persönliche Konflikte am Arbeitsplatz, die keine Rechtsverletzung im Sinne des HSchG darstellen, sind über die regulären Kommunikationswege (Vorgesetzte, Personalabteilung oder compliance@acib.at) zu klären.
Ablauf nach einer Meldung
- Meldung: Sie geben Ihren Hinweis – wahlweise völlig anonym oder namentlich – über unsere Integrity Line oder per E-Mail ab.
- Bestätigung (max. 7 Tage): Spätestens sieben Tage nach Eingang erhalten Sie eine formelle Eingangsbestätigung von uns.
- Prüfung: Das Compliance Board untersucht den gemeldeten Sachverhalt sorgfältig, unvoreingenommen und unter strengster Wahrung der Vertraulichkeit. Bei Bedarf treten wir über die sichere Plattform für Rückfragen mit Ihnen in Kontakt.
- Rückmeldung (max. 3 Monate): Innerhalb von spätestens drei Monaten nach der Bestätigung informieren wir Sie über das Ergebnis der Prüfung sowie über bereits ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen.
Während des gesamten Verfahrens haben der Schutz Ihrer Identität sowie die Datensicherheit oberste Priorität. Sollte sich bei der Prüfung zeigen, dass ein Hinweis inhaltlich nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, wird er – sofern möglich und datenschutzrechtlich zulässig – an die dafür zuständige interne Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet
Sie können sich in jedem Fall darauf verlassen:
Wenn Sie Informationen nach bestem Wissen und Gewissen melden, haben Sie bei acib keinerlei berufliche Nachteile oder Repressalien zu befürchten.
Werden gemeldete Verstöße bestätigt,
ergreift acib angemessene Maßnahmen – etwa arbeitsrechtliche Schritte, organisatorische Verbesserungen, zusätzliche Kontrollen oder Schulungen. Ziel ist nicht Bestrafung um ihrer selbst willen, sondern die nachhaltige Prävention vergleichbarer Verstöße
Schutz von Hinweisgebern
Umfassender Schutz vor Repressalien:
Hinweisgeber*innen, die nach bestem Wissen und Gewissen Informationen über Missstände melden, stehen unter dem besonderen gesetzlichen Schutz des HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG). Die acib GmbH garantiert, dass Ihnen durch eine berechtigte Meldung keinerlei berufliche oder persönliche Nachteile entstehen. Jede Form von Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien – insbesondere Kündigung, Versagung von Beförderungen, Versetzung, Aufgabenentzug, Mobbing, Diskriminierung oder Einschüchterung – ist gesetzlich verboten und wird von uns absolut nicht toleriert. Dieser Schutz gilt selbst dann uneingeschränkt, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellen sollte.
Strikte Wahrung der Vertraulichkeit (Identitätsschutz):
Ein zentraler Pfeiler unseres Systems ist der Schutz Ihrer Identität. Sowohl die Identität der meldenden Person als auch die von Personen, die in der Meldung genannt werden, wird durch strenge technische und organisatorische Maßnahmen geschützt. Selbst bei namentlichen Meldungen wird Ihre Identität nicht an Beschuldigte oder unbeteiligte Dritte weitergegeben. Zugriff auf die Fallakten haben ausschließlich die zur strengen Verschwiegenheit verpflichteten Mitglieder des Compliance Boards.
Ausschluss von missbräuchlichen Meldungen:
Um die Integrität des Systems und den Schutz aller Beteiligten zu gewährleisten, darf das Hinweisgebersystem nicht für die gezielte Verbreitung von Unwahrheiten oder Verleumdungen missbraucht werden. Der gesetzliche Schutz greift nicht bei mutwilligen Falschmeldungen. Wer vorsätzlich falsche Informationen meldet, macht sich gemäß § 24 HSchG strafbar und muss mit zivilrechtlichen Schadensersatzforderungen sowie strengen arbeits- und disziplinarrechtlichen Konsequenzen rechnen.
Datenschutz, Datensicherheit und Aufbewahrung
Da über das Hinweisgebersystem sensible und personenbezogene Daten verarbeitet werden können, haben Datenschutz und Datensicherheit für uns höchste Priorität. Die Verarbeitung aller Daten erfolgt streng nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG).
- Verschlüsselung & Anonymität: Unsere Meldeplattform („Integrity Line“) wird von einem spezialisierten, marktführenden externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gehostet (EQS Integrity Line). Das System ist ISO 27001-zertifiziert und nutzt modernste Verschlüsselungstechnologien. Es werden weder IP-Adressen noch Standort- oder Geräteinformationen der meldenden Person gespeichert. Selbst der Betreiber der Plattform hat keinen Zugriff auf die inhaltlichen Daten Ihrer Meldung.
- Zugriffsbeschränkung: Intern haben ausschließlich die ausdrücklich befugten Mitglieder des Compliance Boards Zugriff auf die eingegangenen Meldungen und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten.
- Löschfristen: Gemäß § 8 Abs. 11 HSchG werden personenbezogene Daten in der Regel fünf Jahre nach der letztmaligen Bearbeitung oder Übermittlung des Hinweises aufbewahrt. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher, gerichtlicher oder strafrechtlicher Ermittlungsverfahren zwingend erforderlich ist. Nach Wegfall dieser Aufbewahrungspflichten werden die Daten unwiderruflich gelöscht.
Weitere Anlaufstellen: Welcher Kanal ist der richtige?
Unser Whistleblowing-System nach dem HSchG ist primär für die Meldung von Rechts- und Compliance-Verstößen (z.B. Wirtschaftskriminalität, Betrug, Datenschutzverletzungen) gedacht. Unabhängig davon leiten wir alle Meldungen, auch wenn Sie nicht unter das HSchG fallen, an die zuständigen internen (oder externen) Stellen weiter.
Für wichtige Anliegen außerhalb des Geltungsbereichs des HSchG haben wir bei der acib GmbH dedizierte Ansprechstellen eingerichtet, um Sie bestmöglich und themenspezifisch zu unterstützen:
Wissenschaftliches Fehlverhalten (Research Integrity
Sie haben Bedenken bezüglich der guten wissenschaftlichen Praxis (z. B. Plagiate, Datenmanipulation, unethisches Forschungsverhalten oder unzulässige Autorenschaften)? Bitte wenden Sie sich vertraulich an unsere Stelle für Forschungsintegrität unter research-integrity@acib.at. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung ihrer E-Mail-Verschlüsselungsfunktion.
Gleichstellung & Diversität (Equality):
Bei Anliegen, Fragen oder Vorfällen rund um die Themen Geschlechtergleichstellung, Diskriminierung aufgrund von Herkunft, Religion oder sexueller Orientierung sowie für Diversitäts-Themen steht Ihnen unsere Gender & Diversity-Beauftragte unter equality@acib.at zur Verfügung. Informationen zu Gleichstellung und Diversität finden Sie auch unter TTC
Arbeitsplatzkultur & Interpersonelles (Mobbing, Belästigung):
Ein respektvolles Miteinander ist uns wichtig. Bei Konflikten am Arbeitsplatz, Mobbing oder unangemessenem Verhalten wenden Sie sich bitte direkt an die HR-Abteilung oder den bei acib eingerichteten Betriebsrat.
Zentrale Compliance-Anlaufstelle:
Sie sind sich unsicher, wohin Ihr Anliegen gehört, oder möchten ein anderes Thema melden, das im Code of Conduct verankert ist? Unter compliance@acib.at hat unser Compliance Board stets ein offenes Ohr für Sie und leitet Ihr Anliegen vertraulich an die richtige Stelle weiter.