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Ja, elektronische Signaturen sind nach der eIDAS‑Verordnung grundsätzlich rechtlich wirksam und können nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch sind oder nicht handschriftlich geleistet wurden. Entscheidend ist, dass alle Parteien erkennbar mit der elektronischen Abwicklung einverstanden sind (z.B. durch Nutzung des elektronischen Signaturprozesses), die Signatur die Anforderungen an Authentifizierung, Integrität und Nachvollziehbarkeit erfüllt und keine spezielle gesetzliche Form (z.B. zwingende Schriftform mit qualifizierter Signatur) entgegensteht; eine separate, vorgängige „E‑Signatur‑Vereinbarung“ ist dafür in der Regel nicht erforderlich, kann aber zur Klarstellung und im Streitfall

Das rechtlich relevante Originaldokument ist das elektronisch signierte PDF, dass durch Verschlüsselungsverfahren versiegelt und eindeutig zertifiziert ist. Nur an diesem Original kann die Authentizität der Unterschrift geprüft werden. ERgänzend kann über DocuSign ein AuditTrail (Verfolgungsprotokoll) und eine Unterschriftsverlaufsbestätigung (Zertifikat) heruntergeladen werden, die zur Dokumentation der elektronischen Signaturprozesse dienen. Papierausdrucke der unterzeichneten Dokumente sind im rechtlichen Sinne nur Kopien und können als Nachweis dienen, sind jedoch nicht überprüfbar. Nach Unterzeichnung veränderte PDFs (Zusammenfügen, Seiten entnehmen, etc.) verletzen das digitale Siegel und machen die Unterschriften ungültig

Ja, es ist möglich, dass verschiedene Parteien unterschiedliche elektronische Signatursysteme (z.B. DocuSign, Adobe, andere e‑Signatur‑Dienste) für denselben Vertrag verwenden. In solchen Fällen kann der vollständig unterzeichnete Vertrag aus mehreren elektronischen Dokumenten bestehen, die jeweils von den beteiligten Systemen erzeugt wurden; diese Dokumente müssen inhaltlich identisch sein, gemeinsam aufbewahrt werden und gelten nur in ihrer Gesamtheit als vollständige Vertragsunterlage. Entscheidend ist, dass jede verwendete Signatur die Anforderungen der eIDAS‑Verordnung an einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen erfüllt und einen ausreichenden technischen Nachweis (z.B. Audit‑Trail, Prüfbarkeit der Signatur, Unverändertheit des Dokuments) ermöglicht. Hinweis: Wenn ein gültiger Vertrag aus mehreren Dokumenten (PDFs) besteht, dürfen diese nicht in ein PDF zusammengeführt werden, da sonst das elektronische Siegel verletzt wird.

Innerhalb der Europäischen Union sind elektronische Signaturen durch die eIDAS‑Verordnung geregelt; eine nach eIDAS wirksam erstellte einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur wird in allen EU‑Mitgliedstaaten grundsätzlich als Beweismittel anerkannt. Außerhalb der EU hängt die Anerkennung elektronischer Signaturen von den jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften ab; in vielen Ländern bestehen vergleichbare Regelungen, im Einzelfall kann es jedoch erforderlich sein, besondere Formvorschriften (z.B. qualifizierte Signatur oder lokale Vertrauensdiensteanbieter) zu beachten.

Grundsätzlich gilt auch bei elektronischen Signaturen, dass jede Partei die für sie günstigen Tatsachen zu beweisen hat. Systeme mit Audit‑Trail und/oder zertifikatsbasierten Signaturen (FES/QES) erleichtern den Nachweis von Identität, Zeitpunkt und Unverändertheit des Dokuments erheblich und verbessern damit die Beweissituation; einfache elektronische Signaturen ohne weitergehende technische Nachweise (z.B. bloße Bild‑ oder Scanunterschriften) sind dagegen rechtlich leichter angreifbar.

Das in einem Dokument eingedruckte Signaturbild dient nur der Information und der Konvention, hat rechtlich jedoch keine Bedeutung. Die elektronische Unterschrift erfolgt durch den Unterzeichnungsprozess und die elektronische Versiegelung des Dokuments. Der Unterschriftsakt selbst besteht in der Bestätigung der Unterschrift, zum Beispiel mit dem Button „Fertigstellen“. Dokumente sind auch ohne Unterschriftsbild gültig.

Jede Vertragspartei ist selbst dafür verantwortlich, die für sie bestimmten elektronisch signierten Dokumente unmittelbar nach Abschluss des Signaturvorgangs aus dem jeweiligen Signatursystem (z.B. DocuSign, Adobe) herunterzuladen und in ihren eigenen Systemen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu archivieren. acib archiviert die Dokumente ausschließlich für eigene interne Zwecke und übernimmt keine dauerhafte Archivierungs‑, Aufbewahrungs‑ oder Nachsendefunktion für Vertragspartner; nach Ablauf der im Signatursystem definierten Speicherfrist (z.B. sechs Monate) ist eine erneute Bereitstellung des Dokuments durch acib grundsätzlich nicht vorgesehen.

Die ursprünglich angebrachte elektronische Signatur bezieht sich technisch auf das ursprüngliche elektronische Dokument; nur dieses enthält die Signatur‑ und Zertifikatsinformationen, die eine Prüfung von Identität, Zeitpunkt und Unverändertheit ermöglichen. Wird ein elektronisch signiertes Dokument lediglich ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt, entsteht eine neue Datei ohne die ursprünglichen Signaturdaten; ein solcher Scan gilt rechtlich in der Regel nur als Kopie bzw. einfach elektronische Signatur mit deutlich geringerer Beweiskraft und ersetzt nicht das elektronisch signierte Original.

Ein Papierausdruck eines elektronisch signierten PDFs stellt in der Regel nur eine Kopie des elektronischen Originals dar. Die rechtlich maßgebliche Fassung ist das elektronische, signierte PDF‑Dokument, da nur dieses die technischen Signaturinformationen (z.B. Zertifikat, Zeitstempel, Prüfbarkeit der Unverändertheit) enthält. Ausdrucke können als Beleg oder Arbeitsexemplar verwendet werden, ersetzen jedoch nicht die elektronische Originaldatei; für eine vollständige Nachweis‑ und Prüfbar­keit sollte daher stets das elektronisch signierte PDF aufbewahrt werden.

Viele Förderstellen und Behörden akzeptieren inzwischen elektronisch signierte Dokumente, teilweise jedoch nur in bestimmten Signaturniveaus (z.B. fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur) oder über spezifische Einreichungsportale; maßgeblich sind die jeweiligen Förderrichtlinien bzw. behördlichen Vorgaben. Müssen Unterlagen in Papierform eingereicht werden, empfiehlt es sich, das elektronisch signierte Original zusätzlich aufzubewahren und bei Bedarf darauf hinzuweisen, dass der Papierausdruck aus einem elektronisch signierten Dokument stammt; im Zweifel ist vorab mit der zuständigen Förderstelle zu klären, welche Form der Unterschrift und Einreichung akzeptiert wird. Hinweis: Rein rechtlich darf eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) darf nach der eIDAS‑Verordnung von Behörden und Gerichten in der EU nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist; sie hat den gleichen rechtlichen Stellenwert wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier.

In diesem Fall wird die elektronische Signatur technisch in der Regel weiterhin Ihrer E‑Mail‑Adresse bzw. Ihrem Nutzer zugeordnet, auch wenn faktisch eine andere Person den Signaturvorgang durchführt. Das erschwert im Streitfall die eindeutige Zuordnung der Erklärung und schwächt die Beweiskraft der Signatur; zudem können Fragen zur Berechtigung der unterschreibenden Person (Vollmacht, interne Zuständigkeit) entstehen. Aus diesem Grund dürfen Signaturanfragen grundsätzlich nicht per E‑Mail weitergeleitet werden; wenn eine andere Person unterschreiben soll, ist stets die dafür vorgesehene Delegations‑/„Assign to Someone Else“-Funktion des jeweiligen Signatursystems zu verwenden oder der Vorgang muss neu mit den korrekten Empfängerdaten angestoßen werden.

Dank der Langzeit-Validierung (LTV) bleibt die Signatur auch nach Ablauf der Zertifikate des Ausstellers mathematisch prüfbar und rechtlich gültig. Das Dokument ist dauerhaft beweiskräftig

Elektronische Signaturen (insbesondere zertifikatsbasierte Signaturen) schützen die Integrität des Dokuments: Jede Änderung nach der Unterzeichnung führt dazu, dass die Signaturprüfung einen Fehler anzeigt oder die Signatur als ungültig markiert. Aus diesem Grund dürfen signierte Dokumente inhaltlich nicht mehr verändert werden; bei notwendigen Anpassungen ist eine neue, korrigierte Version zu erstellen und erneut elektronisch zu unterzeichnen.