Hier finden Sie alle notwendigen Informationen für die korrekte Rechnungslegung an acib sowie unsere Bankverbindungen für den internationalen Zahlungsverkehr.
Rechnungslegung an acib
Eine korrekte und vollständige Rechnungsstellung ist die Grundvoraussetzung für eine effiziente Bearbeitung sowie eine zeitgerechte Bezahlung Ihrer Forderungen. Wir ersuchen Sie daher, die folgenden administrativen und gesetzlichen Vorgaben strikt einzuhalten.
Rechnungsadresse:
Alle Rechnungen müssen zwingend auf die offizielle Firmenadresse der acib GmbH ausgestellt sein:
acib GmbH, Krenngasse 37, 8010 Graz, Österreich
Formale Anforderungen & Pflichtangaben:
Damit eine Rechnung von unserer Buchhaltung akzeptiert und freigegeben werden kann, muss sie neben den gesetzlichen Bestandteilen des österreichischen Umsatzsteuergesetzes (UStG) folgende Informationen enthalten:
- acib-Bestellnummer (Purchase Order): Jede Rechnung muss die von acib übermittelte Bestellnummer (PO-Nummer) enthalten. Ohne diese Referenz kann die Rechnung systemisch nicht zugeordnet werden und wird zur Korrektur retourniert.
- Leistungszeitraum: Geben Sie den genauen Zeitraum an, in dem die Dienstleistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.
- UID-Nummern: Sowohl Ihre UID-Nummer als auch die UID-Nummer von acib (ATU54545504) müssen deutlich ersichtlich sein.
- Detaillierte Leistungsbeschreibung: Pauschalrechnungen ohne Bezugnahme auf ein konkretes Projekt oder Arbeitspaket können nicht bearbeitet werden.
Übermittlung & Formate:
Wir forcieren die voll-digitale Buchhaltung zur Reduktion des administrativen Aufwands und zur Schonung von Ressourcen.
- PDF-Versand: Bitte senden Sie Rechnungen ausschließlich im PDF-Format an unsere zentrale E-Invoicing-Adresse: invoice@acib.at.
- Ein Rechnungsdokument pro Datei: Jede Rechnung inklusive aller notwendigen Beilagen (wie Leistungsnachweise) muss in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst sein.
- E-Invoicing Standards: Für Partner aus dem öffentlichen Sektor oder Großkonzerne können wir bei entsprechendem Bedarf die Anbindung an gängige E-Invoicing-Standards (wie z. B. XRechnung oder die Übermittlung via Peppol) prüfen und implementieren. Kontaktieren Sie uns bitte vorab zur Abstimmung.
Leistungsnachweise bei Dienstleistungen:
Bei Dienstleistungsaufträgen und Werkverträgen (z. B. Beratungsleistungen, Laboranalysen, Gutachten) ist der Rechnung ein detaillierter Leistungsnachweis beizufügen. Dies kann in Form eines Tätigkeitsberichts, Abnahmeprotokolls oder einer übersichtlichen Stundenaufstellung erfolgen. Da wir als Forschungseinrichtung zur lückenlosen Dokumentation der Mittelverwendung gegenüber unseren Fördergebern verpflichtet sind, ist die Erbringung dieses Nachweises zwingende Voraussetzung für die Freigabe und eine zeitgerechte Überweisung.
Umsatzsteuer und Zoll (International):
Aufgrund unserer internationalen Ausrichtung und der Verwendung öffentlicher Fördermittel unterliegen grenzüberschreitende Transaktionen einer besonders strengen Prüfung durch die Finanzbehörden.
- Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU): Beim Warenversand innerhalb der EU ist die Angabe beider gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (UID) zwingend. Die Rechnung muss den ausdrücklichen Hinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Art. 6 Abs. 1 UStG“ enthalten.
- Reverse Charge (Dienstleistungen): Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen verlagert sich die Steuerschuldnerschaft auf die acib GmbH. Rechnungen müssen zwingend den Vermerk „Übergang der Steuerschuld – Reverse Charge“ enthalten.
- Zoll und Einfuhr aus Drittstaaten (Non-EU): acib verfügt über eine registrierte EORI-Nummer. Für alle physischen Importe sind folgende Punkte zu beachten:
- Incoterms: Sofern nicht anders vereinbart, erwarten wir Lieferungen nach dem Incoterm DDP oder DAP.
- Zolldokumentation: Der Sendung muss eine ordnungsgemäße Handelsrechnung mit korrekter Warennummer (HS-Code) beigefügt sein.
- Vorausabstimmung: Bitte kontaktieren Sie uns zwingend vor dem Versand zur Abstimmung der Modalitäten
Besonderheiten für universitäre Partner
Aufgrund der engen personellen und räumlichen Verflechtung mit unseren Partneruniversitäten gelten folgende Zusatzbestimmungen:
- Referenzen: Rechnungen müssen zwingend das Institut oder Department sowie die acib-Bestellnummer oder die entsprechende Projektreferenz enthalten.
- Inhouse-Verrechnung: Vor Rechnungslegung ist zu klären, ob allenfalls eine umsatzsteuerpflichtige Leistung (nicht im COMET-Bereich) vorliegt.
- Personalverrechnung: Zeitaufzeichnungen (Timesheets) gemäß FFG-/Förderrichtlinien sind bei Abrechnung von Personalkosten für Prüfungen durch Fördergeber oder Auditoren beim Partner bereit zu halten.
Zahlungen an acib
| Bankinstitut | Steiermärkische Bank und Sparkassen AG |
|---|---|
| IBAN | AT83 2081 5032 0040 3644 |
| UID-Nummer | ATU54545504 |
| Firmenbuchnummer | FN 224687y (Landesgericht für ZRS Graz) |
Echtheitsmerkmale von acib-Rechnungen (Prävention für Partner):
Um sich vor gefälschten Rechnungen oder Manipulationsversuchen (z. B. durch „Man-in-the-Middle“-Angriffe) zu schützen, beachten Sie bitte folgende Merkmale echter acib-Forderungen:
- Offizieller Versand: Rechnungen von acib werden ausschließlich von E-Mail-Adressen der Domäne @acib.at versendet.
- Referenzprüfung: Jede Rechnung enthält einen klaren Bezug zu einem Projekt, einer Veranstaltung oder einer Bestellung sowie den Namen des zuständigen acib-Ansprechpartners.
- Bankdaten-Abgleich: Die auf der Rechnung angegebene Bankverbindung muss zwingend mit den hier auf der offiziellen Website veröffentlichten Daten übereinstimmen.
- Keine unaufgeforderten Kontoänderungen: acib wird Sie niemals unaufgefordert per E-Mail oder über einen Link dazu auffordern, Kontodaten für eine Zahlung zu ändern. Solche Änderungen werden grundsätzlich schriftlich und über einen verifizierten Prozess kommuniziert.
Erfüllungszeitpunkt
Zahlungen gelten erst mit der unwiderruflichen Gutschrift auf dem acib-Konto als geleistet. Erst dann tritt die schulbefreiende Wirkung ein. Bitte berücksichtigen Sie bankübliche Transferzeiten bei der Einhaltung von Zahlungsfristen oder Skonto-Vereinbarungen.
Kreditkartenzahlungen & Digitale Zahlungen (Stripe):
Für spezifische Leistungen – insbesondere für Kongress- und Konferenzgebühren, Workshop-Beiträge sowie ausgewählte Dienstleistungen – bietet acib eine sichere Online-Zahlungsmöglichkeit an.
- Abwicklung via Stripe: Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren zertifizierten Partner Stripe.
- Zahlungsprozess: Im Zuge der Registrierung oder Fakturierung erhalten Sie einen individuell generierten, gesicherten Zahlungslink.
- Maximale Datensicherheit (PCI-DSS): acib speichert zu keinem Zeitpunkt Kreditkartendaten in eigenen Systemen. Die gesamte Transaktion erfolgt verschlüsselt auf den Servern von Stripe.
- Automatisierte Belege: Nach erfolgreichem Abschluss der Transaktion erhalten Sie umgehend eine Zahlungsbestätigung per E-Mail.
Nicht akzeptierte Zahlungsmittel:
Zur Vermeidung von Geldwäsche- und Betrugsrisiken sowie zur Sicherstellung einer lückenlosen Transparenz akzeptiert acib keine der folgenden Zahlungsmittel:
- Bargeld: Zahlungen in physischen Währungen sind ausnahmslos ausgeschlossen.
- Schecks: Inhaber- oder Verrechnungsschecks werden aufgrund des hohen Missbrauchsrisikos nicht angenommen.
- Kryptowährungen & Virtuelle Assets: Zahlungen mittels Bitcoin, Ethereum, Stablecoins oder anderen digitalen Token sind nicht möglich.
- Anonyme Guthabenkarten: Prepaid-Karten oder Geschenkkarten werden nicht als Zahlungsmittel akzeptiert.
- Postanweisungen: Zahlungsanweisungen (Money Orders) ohne eindeutige Bankreferenz sind ausgeschlossen.
- Drittzahlungen: Zahlungen von Konten, die nicht auf den Namen des Vertragspartners lauten, werden ohne vorherige schriftliche Vereinbarung abgelehnt.
- Wechsel (Wertpapiere): Aufgrund der rechtlichen Komplexität, der aufwendigen Bonitäts- und Echtheitsprüfung sowie der erhöhten Missbrauchs- und Geldwäscherisiken ist die Verwendung von Wechseln als Zahlungsmittel ausgeschlossen.
- Sicherheiten auf Wechselbasis: Sicherheiten oder Zahlungszusagen, die (mittelbar oder unmittelbar) auf Wechseln oder ähnlichen handelbaren Wertpapieren beruhen, werden von acib nicht genutzt oder entgegengenommen.
Darüber hinaus behält sich acib vor, weitere ungewöhnliche, schwer nachverfolgbare oder rechtlich/regulatorisch problematische Zahlungsinstrumente abzulehnen, insbesondere wenn Transparenz, eindeutige Zuordenbarkeit zum Vertragspartner oder geldwäscherechtliche Anforderungen nicht sichergestellt sind.
Zahlungsziele und Verzugszinsen:
Als Forschungseinrichtung, die maßgeblich durch öffentliche Mittel finanziert wird, tragen wir eine besondere Verantwortung für eine sorgfältige und transparente Mittelverwaltung. Ein konsequentes Fristen- und Zahlungsmanagement ist daher für uns essenziell.
- Zahlungsziel: Sofern vertraglich nicht anders vereinbart, sind Zahlungen an acib innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug (netto) zur Zahlung fällig.
- Flexibilität bei Verzögerungen: Wir schätzen eine partnerschaftliche Zusammenarbeit. Sollten Fristen unvorhersehbar nicht eingehalten werden können, bitten wir um eine proaktive Kontaktaufnahme mit unserer Buchhaltung.
- Verzugszinsen: Im Falle eines Zahlungsverzugs behält sich acib das Recht vor, Verzugszinsen gemäß § 456 UGB in der jeweils geltenden Höhe zu verrechnen.
- Mahngebühren: Sofern vertraglich nicht anders vereinbart, kann bei Verzug gemäß § 458 UGB ein pauschaler Entschädigungsbetrag von 40,00 Euro geltend gemacht werden.
Corporate Governance & Compliance
Ethik und Hinweisgebersystem (Whistleblowing):
acib bekennt sich zu ethischer Unternehmensführung. Im Einklang mit der EU-Hinweisgeberrichtlinie haben wir ein System eingerichtet, über das Verstöße gegen Compliance-Regeln sicher und anonym gemeldet werden können.
Zugang zur Integrity Line: www.acib.at/TTC_whistleblowing
Kontakt: compliance@acib.at
Datenschutz (DSGVO)
Die Verarbeitung von Finanz- und Kontaktdaten erfolgt strikt nach DSGVO. Wir speichern Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (BAO) und geben diese nur an befugte Dritte weiter. Unsere detaillierten Datenschutzerklärungen finden Sie in https://www.acib.at/ttc/#5. Die Datenschutzerklärung für Lieferanten und Auftragnehmer finden Sie unter https://www.acib.at/dse_lieferanten_auftragnehmer.
ESG & Nachhaltigkeit in der Lieferkette:
acib bevorzugt Partner, die soziale und ökologische Standards einhalten. Wir unterstützen unsere Industriepartner bei der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten durch Transparenz in unseren eigenen Prozessen. Informationen zu unserer Nachhaltigkeitsstrategie finden Sie unter
Prüf- und Auditrechte:
Als Empfänger öffentlicher Mittel gewährt acib autorisierten Prüforganen vollen Einblick in die projektbezogenen Finanzunterlagen. Wir erwarten von unseren Unterauftragnehmern die Kooperation bei solchen Audits, sofern diese gesetzlich oder fördervertraglich gefordert sind. Details zu unseren Audit-Standards finden Sie unter Link
Spenden und Zuwendungen:
acib ist eine gemeinwohl-orientierte Non-Profit-Forschungseinrichtung nach EU-Definition (jedoch ausdrücklich NICHT gemeinnützig im Sinne der österreichischen Bundesabgabenordnung). Wir weisen darauf hin, dass die acib GmbH im Sinne des österreichischen Einkommensteuergesetzes (EStG) derzeit nicht als spendenbegünstigte Einrichtung gelistet ist. Zuwendungen können daher von den Gebern nicht als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Leistungen im Rahmen von Sponsoringvereinbarungen sind hiervon unberührt und werden ordnungsgemäß fakturiert. Verweis zu 1.3, Klassifikationen, non-Profit
Ausschlussgebiete (Sanctions & AML):
acib tätigt keine Transaktionen mit sanktionierten Personen/Instituten (EU, UN, OFAC) oder Ländern ohne funktionsfähigen SWIFT-Verkehr bzw. auf der FATF-Hochrisikoliste. Bei Jurisdiktionen der FATF „Grey List“ kann es zu erheblichen Verzögerungen durch bankinterne Prüfungen der Korrespondenzbanken
Sicherheitshinweis: Schutz vor Zahlungsbetrug (CEO Fraud & Invoice Faking)
- Stabilität der Bankverbindung: Die Bankdaten von acib ändern sich nur höchst selten. Sollten Sie eine Mitteilung über eine Änderung unserer Bankverbindung erhalten, behandeln Sie diese grundsätzlich als hochgradig verdächtig, auch wenn die E-Mail oder das Dokument täuschend echt wirkt.
- Das Call-Back-Verfahren (Verifizierungspflicht): Führen Sie Zahlungen auf eine neue oder geänderte Bankverbindung erst durch, nachdem Sie die Änderung telefonisch verifiziert haben. Nutzen Sie hierfür ausschließlich Ihnen bereits bekannte Telefonnummern Ihrer Ansprechpartner oder rufen Sie unsere Zentrale unter der offiziellen Nummer auf unserer Website an. Verwenden Sie niemals Telefonnummern oder Links, die in der verdächtigen E-Mail selbst angegeben sind.
- Warnsignale (Red Flags): Seien Sie besonders wachsam bei:
- Ungewöhnlichem Zeitdruck oder der Aufforderung zur strengen Geheimhaltung.
- E-Mails, die scheinbar von der Geschäftsführung (CEO Fraud) oder vertrauten Kontaktpersonen kommen, aber eine untypische Sprache oder Dringlichkeit aufweisen.
- Rechnungen, die plötzlich auf Bankkonten in Drittländern oder bei unüblichen Instituten lauten.
Meldung von Vorfällen:
Sollten Sie einen Betrugsversuch im Zusammenhang mit acib vermuten oder feststellen, informieren Sie uns bitte umgehend unter accounting@acib.at oder über unsere Compliance-Kontakte:
Kontakt
Für alle Fragen rund um Rechnungen und Zahlungen wenden Sie sich bitte an accounting@acib.at.